朋友们，请收下这10个Word使用技巧

1、在表格里添加自动序号，2、巧用查找替换删除空行，3、去除页眉线，4、为汉字增加拼音，5、不打印修订痕迹，6、分页符和分节符，7、序号的缩进，8、Excel表格在Word进行调整，9、添加自动目录，10、巧用Word模板。

一、在表格里添加自动序号

表格一般都会有序号一栏，内容较多或不停修改顺序时，一个个的敲序号就比较麻烦，如果再调来调去的就很容易出错了。

例如下面的表格：

表格示例

可能有些朋友会用Excel制表，但其实在word里也可以填充序号，使用序号工具即可：

先选中序号列，再点击序号工具，选择对应的序号样式即可：

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然后再调整一下序号的样式和缩进就可以了。

另外，也可以根据具体情况，调整序号样式：

1、先选择“定义新编号格式”：

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2、设定新格式：

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3、设定好后点击确定即可：

二、巧用查找替换

查找替换是word里很好用的批量化工具，下面举两个例子来介绍它的强大功能，

1、删除空行

比如你从网页上拷贝复制一篇文章，段落间有很多连续空行，这时就可以用查找替换工具批量删除这些空行

多个连续空格

▲上图是个示意图，可以看到有多个连续空格，如果非常多的话，手工删除很耗时间，这时可以利用查找替换进行批量删除。

批量删除空行就是查找连续两个空行并转换成一个空行。查找空行需要用到特殊符号^p，^p代表换行符，连续两个就是两个特殊的^p，替换成一个^p，如下设置即可：

设置后，点击全部替换即可将两个连续空行替换成一个，如果有的地方是连续三个或更多的空行，多点几次全部替换，直到提示替换完成即可：

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替换完成

2、替换标题格式

如果你写好一篇文章，有很多二级和三级标题，例如二级标题用的是仿宋加粗，但是老板要求改成微软雅黑加粗，普通方法是盯着屏幕，边滚动页面边找标题换格式，时间长了眼睛准瞎，现在你可以试试下面的方法：

例如，下面这篇杨利伟谈流量地球的文章（引自网易新闻），7个标题都是仿宋黑体三号字，现在想一次性转换成微软雅黑黑体三号字。

打开查找替换窗口，点击窗口上的更多，可展开许多高级功能：

点击更多后的高级功能，点选使用通配符：

可以使用通配符

在查找内容里写“*”号，代表任意字符：

在最下面的替换区域，选择格式按钮，并点击“字体...”：

在弹出的字体对话框中选择，仿宋GB2312、加粗、三号，并确定：

再点击“替换为”输入框，不需要输入任何内容，重复选择新的格式：雅黑、加粗、三号，替换，如下：

最后，点击全部替换，鉴证奇迹的时刻：

替换后结果

替换完成后，仿宋三号加粗字体的151个标题字就都被替换了。如果害怕替换出错，可以点击“替换”，挨个替换，标题多的时候，也要比一个个的滚动页面找标题要快，更重要的是省眼睛。

三、去除页眉线

页眉线是默认出现在页眉部分的浅灰色线，一般输入文字就会自动出现这个线，这个线不属于下划线，下面来说说如何去除这条页眉线。

页眉线形如：

页眉线效果实际上属于下框线，选中文字去除下框线即可：

选中文字

选择无框线，页眉处框线消失

四、为汉字增加拼音

有时有些人名或术语使用了一些比较生僻的汉字，需要加拼音；或者给小朋友打印阅读材料，全篇都需要拼音，这个时候可以使用Word里提供的自动加拼音的工具，可以实现一键加拼音。

例如，要给下面选中的这段话加拼音：

在开始工具栏，文件这个区域，点击“文”这个图标：

在打开的对话框可以设置添加拼音：

可以调整偏移量和字号等，做一些格式上的调整，点击确定，拼音就添加好了：

拼音比较拥挤的可以通过空格等方式调整字符间距。

五、不打印修订痕迹

多人编辑文档通常都要用到修订模式，这时默认打印出来是带修订痕迹的，如果修订过程中希望打印不带批注或修订痕迹的文档，可以如下设置：

例如，在修订模式下，有这样一篇文章：

选择打印，可以在打印预览中看到仍然有修订痕迹，打印时也会带着修订痕迹：

这时，选择设置下面的第一项，点击打印所有页，去掉打印标记前的勾选：

去掉标记后，就可以看到打印预览中的修订痕迹也消失了，打印出来的文档就不带修订痕迹了：

六、分节符和分页符

分页符和分节符也是个应该善加利用的工具，两者都是用来分页的，分节符分出来的前后页不在同一节里，分页符分出来的前后页在同一节里。

分节符可以让前后节的页眉页脚不同，例如封面页一般是没有页码的，目录页也没有页码，页码从正文页开始，所以首页、目录页、正文页可以考虑用分节符分开。

分节符还可以让竖向页面和横向页面在同一个Word文件中，例如，还是杨利伟谈流浪地球的文章，我通过分节符把他分成两部分：

分割成两个竖向页面：

然后在第二页选择改变页面方向：

可以看到，前页是纵向，后页是横向，都在同一个Word中：

如果继续分节，后面页面的纵向或横向也是可以独立调节的。

另外，分页符可以进行硬分页，很多人倾向于用多个空行来“挤”出一页，但如果上下文发生变化，“挤”出来的分页可能又变成多余的空行，需要反复调节，容易出错也耗费精力。这时敲一个分页符，就会自动分成两页，无论内容、页面如何增减，分过页的内容不会再出现在同一页上。

七、序号的缩进调整

Word的自动序号很好用，但默认设置的一些缩进间距总是不太美观，导致很多人就放弃使用自动序号，其实可以从三个地方来完美调节：

例如还是这篇文章，使用序号工具以后，“一、二……”序号距离标题有些远，需要进行调整：

点开段落，可以看到这一段的缩进情况：

首先调左缩进和首行缩进，老铁一般是左缩进0 厘米，首行缩进 2字符：

再调制表位，点击上面窗口左下角按钮：“制表位……”，再弹出的新窗口右上角 调整为 0.24字符（最小值）

这样出来的序号与标题就靠近很多，相对美观一些了，也符合中文的书写习惯：

八、Excel表格在Word进行调整和美化

一般来说，如果不是计算类表格，更推荐使用Word进行排版，尤其格式越复杂越推荐用Word。Excel中有很多操作在合并单元格下不能操作，Word则相对好一些。而且Word有很多内置的样式，方便一键套用，页面设置也更加清晰。所以对于计算类的表格，建议先在Excel中做好，然后拷贝到Word中进行排版。

例如从Excel中拷贝到Word中一个表格（表格内容请忽略）：

1、先按页面宽度（窗口）调整：

表格就会拉到最长：

2、再按内容宽度调整：

一般按内容调整可能不会特别明显，这个视表格情况各有不同。

3、然后一键套用样式、调整字体和居中：

套用样式

居中

4、最终再调个字体、微调一下列宽就可以了：

使用一键套用样式，可以非常方便的提升你的工作颜值，多做这一下可能就能提升你在领导那里的印象哦。

九、添加自动目录

如果你在编纂一个很长的文档，需要编写目录，那从最开始就应该为目录生成打好基础，等文档编写完毕，目录也就可以自动生成了。

先在第一页插入空目录，一般目录都是自占一页，插入空目录后，应该插入一个分节符，把目录页和正文页区隔开，避免目录的增长缩短变化，影响后面的排版。

可以先按如下方式设置目录：

后续撰写时，应注意对每个标题设置大纲级别，一般设置一级、二级就可以了，如果目录需要显示三级的话也可以继续给三级标题设置大纲级别。

选择标题，然后在段落对话框选择大纲级别，标题是几级就设置几级，在段落当中进行设置：

全文都设置好后，可以回到最开始的目录页，自动生成目录，可以选择展示到几级标题：

通过这几步就可以自动生成目录，生成后的目录，还可以当作是正常文字进行调整，例如字体，段落间距等。但最好在目录内容最终确定后再调整，因为调整后再进行自动生成目录会被覆盖。

十、巧用Word模板

Word模板是一个非常好用的东东。我这里介绍一个我自己做的简单模板，大家都有可能用得上。

老铁平时在公司写文件，都有一定的格式要求，每次排版很麻烦，所以我把许多固定的元素抽出来做了个Word模板，就以这份红头文件为例，咱们看看如何把它模板化：

1、新建空白文档

新建一个空白文档，然后不用编辑任何文字，先把他保存成模板文件（*.dotx）

2、将固定的红头等字样先输入到文件中：

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3、插入年份、文号框

文号一般是 年份+文号 组成，可以通过组合框来进行选择，在Word开发工具选项卡下面，插入组合框，并把常用年份和文号输入进去：

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组合框内容控件

在年份和文号部分添加组合框，并把中括号等文字添加好：

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其中的“选择一项”就是组合框的位置

向组合框里添加内容，例如 2019、2020、2021……等等，选中组合框点击开发工具栏内的属性按钮：

​在弹出的对话框里输入要添加的项目：

最后效果如下：

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​4、插入格式文本控件

插入格式文本控件，在这个控件内输入的文字，都会套用设定的格式。例如标题可以设为“黑体2号”，正文设为仿宋3号等。

在开发工具中插入格式文本控件：

​插入时，可以调整这个控件的字体、行间距、对齐方式等，在控件中写入的字符就会按照这个格式来套用，还可以设置控件的提示信息，方便其他人使用：

最终效果如下：

一般文件结尾都会要写上文件发布时间，公司也会要求使用阿拉伯数字，还是大写汉字来表示，这个都可以用控件来自动生成，真正写文章的时候只要选择一下就行了。

点击日期选取工具，插入一个日期控件：

​日期控件也有很多属性用于设置日期的各类格式：

具体使用的时候，可以点击右边的下箭头即可：

​选完日期的效果如下：

​6、保存模板并添加到个人模板中

模板弄好后保存，为了每次新建文件方便使用，需要把模板保存到指定位置，这个位置在Word选项中可以自行设置：

下次新建文件时，在“个人”模板库中就可以选择它了：

打开之后是这个样子：就可以在里面自由的打字而不用干调字体之类重复性工作了。

​按照这个模板，我写了个文档，表达一下我的美好愿望

​

​纯属玩笑请值得买公司千万千万不要当真