初学者必看 Excel容易触碰的几则误区

　　误区1、日期格式不规范

　　很多职场新人并不清楚Excel对于日期格式的要求，一个最习惯化的错误，就是通过“2018.1.2”来代表“2018年1月2日”。

　　实际上这两个数字间仅仅是外观相似罢了，Excel中的很多操作对于前者都不起作用，比方说数据透视表、日期计算、月份筛选等等，是不会针对这类数据进行运算的。

　　目前Excel支持的日期格式有“xxxx-xx-xx”、“xxxx/xx/xx”、“xx年xx月xx日”几种，其他不规则日期则会全部按照文本格式处理。

　　↑↑↑格式不规范是最常犯的问题

　　误区2、滥用合并单元格

　　很多人喜欢对表格项进行合并，认为这样能让表格的结构更清晰。但事实上这种合并单元格对于数据统计和分析来说，却是一个噩梦。

　　无论是排序、数据透视、数据筛选，都会变得异常困难。一般来说原始数据还是建议使用一维表，以方便后期的检索与分析，如果需要专门打印输出，可以通过链接粘贴的方法单独建立一套副本。

　　此外考虑到布局美观化问题，横向单元格可以采用“跨列居中”，但不建议对纵向单元格居中。

　　↑↑↑滥用合并单元格也是经常见到的一个误区

　　误区3、文本间通过空格排版

　　这个问题常出现在一些姓名栏中，为了能让两字名和三字名看起来更加协调，很多新手用户常常会在两字名中间插入一个空格。

　　最典型结果，就是搜索“张冲”再也搜索不到了(实际上应该搜索“张 冲”)。

　　其实这类问题，我们完全可以通过修改单元格格式解决。比如说上面这个例子，则可以通过“字体”面板中的“对齐”→“分散对齐(缩进)”快速对齐，效果不错速度也更快。

　　↑↑↑姓名中间插入空格也是经常遇到的一个错误

　　↑↑↑实在在乎排版，也可试一试“字体”面板下的“分散对齐”功能

　　误区4、通过空格手工分割电话号码

　　这个问题本质上与误区三是一个道理，出于易辨识易读取的目的，很多人喜欢在电话号码中间插入一个空格或者“-”作为号码分隔符，最终结果同样会使后期的数据梳理出现问题。

　　正确的方法是，右击要整理的数据列，选择“设置单元格格式”→“数字”→“自定义”。

　　然后将默认数据类型“G/通用格式”手工修改为“000-0000-0000”(这里的“0”可以理解为通配符，几个0就代表几位，或者也可以用“ ”来代替，作用一样)，确定之后号码就被自动分组完成了。

　　操作完成后，所有电话号码会自动以“xxx-xxxx-xxxx”格式显示，但数据源并没有更改，不会影响正常的搜索与排序(比如仍然可以用“1320025”搜索到“132-0025-1224”这个数据项)。

　　↑↑↑通过“单元格格式”修改数据列样式

　　误区5、错误的文本型数值

　　这个问题多出现在外来数据报表上，有些由ERP/CRM导出的数据，或者Excel函数自动计算出来的数据。

　　虽然都是与数字相似的外观，但单元格左上角却多出了一个小三角图标，这类数据在Excel中会被自动识别为文本，从而导致正常的运算与统计失败。

　　解决方法是直接选中这些单元格，然后点击左上角快捷菜单，最后勾选一下“转换为数字”就可以了。

　　↑↑↑快速将文本转换为数字

　　写在最后

　　怎么样?这些问题相信你也都遇到过吧。作为Office中最为“神秘”的一个组件，Excel中还隐藏着哪些不为人知的小秘密?咱们下回再聊!